Comment se faire payer

Pour se protéger des mauvais payeurs, beaucoup d’entreprises se fient exclusivement à leur fichier client. Mais il existe de nombreuses sources de renseignements extérieures et plusieurs moyens d’éviter de se retrouver devant un impayé.

Se renseigner sur ces clients
S’informer sur ses partenaires commerciaux avant de traiter avec eux est un impératif de bonne gestion. Aujourd’hui, il existe des instruments qui permettent de se faire une opinion sur l’endettement des entreprises, sur leur solvabilité, sur les pouvoirs réels et la situation de leurs dirigeants. Ces instruments sont principalement le registre du commerce, le cadastre, les banques et les agences de renseignement commerciaux.

Maîtriser les risques clients
Pour limiter l’encours de ses clients, on peut, par exemple, pour ceux qui n’ont pas respecté les échéances de leurs factures précédentes, tenter d’imposer un paiement comptant. On peut également réduire progressivement les délais de paiement de ses clients, ou exiger dans certains cas un chèque certifié.
A savoir : sauf discrimination abusive, il est toujours possible de refuser de vendre à une autre entreprise.

Connaître les clauses commerciales utiles
Diverses clauses commerciales peuvent être insérées dans le contrat de vente et notamment sur le bon de commande signé par le client :
• une clause limitant le délai de réclamation des clients. En général, cette clause fait baisser le nombre de contestations des mauvais payeurs.
• une clause compromissoire : elle vise à soumettre les litiges avec les clients à des arbitres désignés d’un commun accord.
• une clause attributive de compétence : si l’on travaille avec des entreprises installées loin de chez soi ou à l’étranger, on peut désigner à l’avance la juridiction compétente en cas de litige.
A savoir : ces clauses doivent avoir été acceptées par le client.

Bien rédiger les documents commerciaux
• Rédiger correctement les contractuels avant la vente ou la prestation de services est essentiel pour se faire payer, éviter les contentieux éventuels ou obtenir gain de cause en cas de procès.
• Faire signer un bon de commande ou un devis : si l’on est amené à engager une procédure de recouvrement, il servira de preuve de la réalité de la commande passée.
• ne pas oublier le bon de livraison, de façon à démontrer que l’on a bien respecté la date de mise à disposition de marchandise ou que l’on a bien expédié celle-ci.
• communiquer ses conditions générales de ventes (CGV), de préférence sur le bon de commande ou le devis. Cette information est obligatoire pour tout client qui le demande.
• rédiger correctement la facture et l’adresser au client au plus tard à la livraison de la marchandise ou de la prestation.

Prévoir des pénalités de retard
La loi n’impose pas les pénalités de retard, mais il est conseillé d’en prévoir pour inciter les clients à respecter les délais de paiement prévus et compenser le coût bancaire des retards de paiement. Les
pénalités de retard doivent être mentionnées dans les conditions générales de ventes et leur taux doit être rappelé sur la facture. Elles sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture.
A savoir : un contrat de vente peut être assorti d’une clause pénale prévoyant qu’une certaine somme sera due par le débiteur en cas de non-paiement à l’échéance.

Les garanties que l’on peut demander
Certaines garanties peuvent être utiles pour limiter les risques de non-paiement ou en réduire les effets. Elles peuvent porter sur les personnes ou sur les biens.
• la caution : les banques font souvent de la caution une condition de l’octroi d’un prêt ou d’un découvert, mais il est possible de demander au débiteur d’une entreprise de fournir une caution afin de renforcer les chances de paiement. Mais attention, le cautionnement est solidaire : la personne qui s’est portée caution est personnellement tenue de payer la dette dès que le créancier le lui demande.
• le cautionnement omnibus : si l’on a des relations commerciales suivies avec une autre entreprise, on peut envisager de demander un cautionnement pour toutes les dettes relatives au marché en cause, avec un plafond. Le souscripteur doit être une société saine, ou un dirigeant de société aux capacités financières suffisantes.
• la garantie à première demande : fréquemment utilisée, elle se traduit pour son souscripteur par un engagement de payer une certaine somme à la première demande du bénéficiaire, sans pouvoir soulever
d’objection ni d’exception. C’est une garantie relativement draconienne.
• la lettre d’intention : une lettre d’intention ou de « confort » peut être utilisée, notamment, pour demander à un société mère de se porter garante des engagements de sa filiale.
• le gage et le nantissement : ce sont des garanties portant sur des biens mobiliers. Le nantissement de l’outillage et du matériel vendu à un client est une garantie fréquente. Si une facture n’est pas payée, cette garantie donne droit de suite et de préférence sur le matériel vendu.

Mobiliser les créances commerciales
L’escompte commercial, par transmission à la banque de lettres de change ou de billets à ordre, constitue à la fois un mode de paiement des créances, une garantie de paiement et un crédit pour l’entreprise. Recourir à l’escompte permet de recevoir une avance de trésorerie. De plus, le taux de l’escompte est négociable à tout moment avec le banquier.
A savoir : la convention d’escompte signée avec le banquier doit fixer, outre le montant des agios, les conditions dans lesquelles les effets sont remis et préciser dans quelle mesure la banque est, ou non, obligée de les accepter.

Utiliser l’assurance-crédit
Un impayé est un sinistre pour l’entreprise. A ce titre, il peut être couvert par un assureur : c’est l’assurance-crédit. Mais attention, celle-ci garantit seulement, en principe, contre le risque d’insolvabilité définitive des débiteurs. C’est donc un service moins complet que l’affacturage et certainement moins pratique que l’escompte commercial. En outre, l’assurance laisse toujours une partie de la créance à la charge de l’entreprise.

Se faire payer avec l’affacturage
L’affacturage offre quatre services différents. D’abord, la mobilisation des créances, qui donne un avantage de trésorerie immédiat. Ensuite, le renseignement commercial, le recouvrement de créances proprement dit et la prise en charge de l’insolvabilité des débiteurs. Les sociétés d’affacturage disposent en général d’un système informatisé de relances, d’un service crédit spécifique, d’une approche par secteur d’activité, notamment. Certaines assurent à leurs adhérents un retour d’information complet et permanent sur leurs comptes clients : facturations en cours, suivi des autorisations, des impayés, des litiges…
A savoir : avant d’accepter de travailler pour vous, la société d’affacturage étudie votre chiffre d’affaires, la nature de votre clientèle, le montant moyen de vos factures et vos besoins de trésorerie.

Avant d’intenter un procès à un mauvais payeur, vous avez intérêt à utiliser tous les moyens de recouvrement à votre disposition. De la relance téléphonique à la mise en demeure, ces moyens sont nombreux. Si ce n’est pas suffisant, il ne reste alors que le procès.

Relancer un client défaillant
En cas de retard de paiement, la première chose à faire est d’effectuer une relance pour chaque facture non payée. On conseille au moins 3 relances écrites complétées par autant de rappels téléphoniques. Il faut toutefois se garder de faire croire qu’une procédure est en cours : l’entreprise pourrait être condamnée pour de tels agissements. En cas d’insuccès, on peut ensuite adresser au mauvais payeur une mise en demeure signifiée par huissier. La sommation de payer a un impact psychologique plus important sur le client que la simple mise en demeure, mais entraîne des frais non négligeables (environ 100 euros pour une créance de 1000 euros).

Rédiger une mise en demeure
Dans la mesure où une assignation en justice vaut mise en demeure, rédiger un tel acte n’est pas obligatoire, sauf si le contrat passé avec le client le prévoit et dans les conditions, alors, fixées par ce contrat. Dans tous les cas, la mise en demeure doit contenir une « interpellation suffisante » et doit être rédigée en termes clairs, précis et solennels.
Si le client est un particulier, des intérêts moratoires calculés d’après un taux légal sont dus sans que l’on soit tenu de justifier d’une perte ou d’un préjudice quelconque. Si le client est un professionnel ou une entreprise, les pénalités de retard sont dues du seul fait que la date limite de règlement mentionnée sur la facture est dépassée, en dehors de toute mise en demeure.
A savoir : en cas de procès, la mise en demeure démontrera la mauvaise volonté du débiteur, qui obtiendra moins facilement du juge un délai de grâce.

S’adresser à une agence de recouvrement
Plutôt que d’assurer soi-même le recouvrement contentieux de ses créances, on peut s’en remettre à une société spécialisée. Le recours à une agence de recouvrement évite notamment aux petites entreprises de perdre du temps et de commettre des erreurs. En outre, l’intervention d’une agence spécialisée produit un impact plus fort que celle d’un collaborateur de l’entreprise. Deux systèmes de rémunération cohabitent : le forfait et le pourcentage prélevé sur les créances recouvrées.

Transiger avec un débiteur
Mieux vaut parfois un bon accord qu’un mauvais procès :
si un client a des difficultés, on peut conclure avec lui une transaction. On met ainsi fin, et de manière définitive, à un litige. On évite aussi des frais et on perçoit immédiatement son argent.
A savoir : l’acte de transaction doit comporter une mention faisant référence à l’article 2044 du Code civil selon lequel l’accord conclu met fin au litige. Un exemplaire original de l’accord doit être remis à chaque partie.

Engager un procès
Si l’on n’obtient pas à l’amiable le recouvrement d’une créance, il faut agir avant que la situation de l’entreprise débitrice ne se détériore davantage et envisager un redressement judiciaire. Cette action doit être minutieusement préparée. Il faut réunir toutes les pièces justificatives de la créance et faire constater le refus de paiement. Le procès (devant le tribunal de commerce si les 2 parties sont des commerçants) s’étale sur plusieurs mois au minimum, voire sur plusieurs années, sauf si l’affaire est claire et peut être jugée immédiatement.

La procédure d’interdiction de payer
Pour le recouvrement des créances « courantes », la procédure traditionnelle est celle de l’injonction de payer. Elle est relativement rapide, ne nécessite pas l’intervention d’un avocat et peut être utilisée quelle que soit la somme en cause. Surtout, elle permet de faire délivrer un titre exécutoire contre le débiteur, c’est à dire une décision le condamnant à payer, en peu de mois et pour un montant de frais limité. Un chèque impayé ne peut faire l’objet d’une telle procédure. S’agissant d’une dette entre professionnels, le tribunal compétent est le tribunal de commerce du défendeur. Il faut présenter une demande d’injonction de payer au greffe. Si le juge estime que celle-ci est fondée, il rendra une ordonnance portant injonction de payer pour le montant qu’il a retenu.

La procédure du référé-provision
Le référé-provision permet d‘obtenir, en un mois environ, une condamnation du client défaillant au versement d’une somme à titre de provision, dès lors que la créance n’est pas sérieusement constatable. Le seul inconvénient de cette procédure est qu’il faut rédiger soi-même l’assignation ou confier sa rédaction à un avocat ou à l’huissier chargé de la signification de l’assignation et de l’ordonnance de référé, ce qui entraîne certains frais.

Assigner un débiteur en redressement judiciaire
Si l’un des débiteurs est en cessation de paiement, on peut l’assigner en redressement judiciaire. Fréquemment, l’entreprise débitrice règle sa dette avant l’ouverture de la procédure afin d’échapper au redressement ou à la liquidation. Par ailleurs, si une procédure de redressement ou de liquidation a été ouverte à l’encontre d’une entreprise qui doit de l’argent, on doit déclarer la créance au représentant des créanciers auprès du tribunal de commerce, dans les 2 mois de la publication du jugement d’ouverture. A défaut, l’impayé sera perdu. Mais dans la mesure où une entreprise n’est pas un créancier privilégié, les chances de récupérer cet impayé sont dans ce cas très faibles.

Une clause de réserve de propriété insérée dans un contrat de vente stipule que le créancier reste propriétaire du bien vendu tant qu’il n’a pas été réglé. Cette clause permet donc de revendiquer les marchandises si la facture n’a pas été payée dans le délai convenu. Elle peut notamment être utilisée pour des matériels ou des outillages.

La TVA réglée au Trésor sur des opérations dont les créances correspondantes sont restées impayées peut être récupérée par imputation sur la taxe dont l’entreprise est redevable par ailleurs. Si cette imputation n’est pas possible, on peut aussi demander le remboursement de la taxe. Mais pour ce faire, il faut être en mesure d’établir que la créance est définitivement irrécouvrable.

Réagir vite. A défaut de paiement à l’issue d’un délai de régularisation de trente jours, on doit demander à la banque un certificat de non-paiement. Ce certificat pourra ensuite être signifié au client défaillant par voie d’huissier, ce qui vaudra commandement de payer. Ensuite, si l’huissier de justice n’a pas reçu le montant de paiement du chèque dans un délai de 15 jours à compter de la date de la signification, il délivrera un titre exécutoire permettant d’engager directement une procédure de saisie, sans avoir à recourir à la justice.